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La fiche de dysfonctionnement

La fiche de dysfonctionnement

Pourquoi l’utiliser ?

La fiche de dysfonctionnement aide le responsable qualité et les managers à recueillir l’ensemble des dysfonctionnements vécus dans les services. Elle est le support de base qui enregistre les informations pour ensuite les structurer et les analyser.

Contexte:

Contexte

Cette fiche s’utilise lors des diagnostics internes. Elle assure la participation de chacun. Si, dans un premier temps, la fiche est utilisée en priorité pour recueillir les dysfonctionnements existants, elle est conservée ensuite de manière permanente comme un outil de progrès continu. On parle alors de fiche d’amélioration.

Ce bilan peut être réalisé dans le périmètre d’un service ou dans le cadre de la relation entre services.

Comment l’utiliser ? 

Comment l'utiliser

Étapes :

Sensibiliser le personnel :

-  Pourquoi utiliser la fiche ? À quoi sert-elle ?

- Comment la remplir ? Le constat doit notamment être réalisé à l’aide du QQOQCCP pour aider à rassembler des faits précis et factuels.                

- Comment le bilan sera-t-il fait et comment les dysfonctionnements seront-ils hiérarchisés pour décider des priorités à traiter 

1   Faire remplir les fiches :

·   - de façon très libre : la fiche est mise à disposition de tout le personnel qui la remplit et l’adresse au service qualité ; 

·  - ou de manière plus participative : des groupes de travail sont organisés par service. L’animateur aide à remplir les fiches pendant ces réunions.

1  Réaliser une synthèse des fiches recueillies, à l’aide du diagramme de Pareto par exemple, et déterminer les dysfonctionnements prioritaires à traiter 

  

     Avantages: 

Avantages

Cet outil assure la participation de tout le personnel. Il permet de faire un bilan du fonctionnement interne de l’entreprise à partir de données internes. Les faits recueillis peuvent être exploités par un Pareto pour donner les sources les plus fréquentes de dysfonctionnement. 

Précautions à prendre:

Précautions à prendre

Bien informer le personnel avant : pourquoi ? comment ?

Clarifier les critères de priorisation des problèmes à traiter.

Concevoir une fiche facile à compléter.